Fascicolo del Personale
Che cos’è il fascicolo del personale?
Il fascicolo nominativo del personale dipendente è lo strumento che racchiude la storia lavorativa del dipendente pubblico ed è l’elemento attraverso il quale è possibile raccogliere tutte le informazioni legate alla carriera giuridico-economica, alla posizione previdenziale, alla valutazione e ai procedimenti.
Si tratta di un’aggregazione di documenti a dir poco importantissima e, a tutti gli effetti, un adempimento obbligatorio: ogni Ente della Pubblica Amministrazione è tenuto, infatti, a organizzare, manutenere e conservare il fascicolo del personale, documentando così il rapporto di dipendenza del lavoratore pubblico o della lavoratrice pubblica, dal momento in cui questo rapporto si instaura a quello in cui termina.
Il fascicolo del personale, oltre a essere caratterizzato da peculiarità archivistiche proprie che ogni Ente è tenuto a conoscere, rientra nella tipologia di fascicoli che contengono informazioni sulla persona fisica. Risulta fondamentale, quindi, che la gestione del fascicolo risponda a diversi criteri tra cui garanzia di conservazione, salvaguardia delle informazioni, facilità di consultazione, trasparenza amministrativa e riservatezza dei dati.
Una buona gestione del fascicolo del personale prevede che la documentazione in esso contenuta sia costantemente aggiornata, catalogata secondo precisi parametri e organizzata in ordine cronologico. Inoltre, tale documentazione deve essere accessibile e consultabile anche da parte del lavoratore in qualunque momento. A fronte di queste necessità, il ricorso a uno strumento informatico che consenta una gestione uniforme, coerente e conforme alle normative diventa una priorità dell’Ente pubblico, soprattutto nelle realtà con un elevato numero di dipendenti.
La digitalizzazione del Fascicolo del Personale
La fascicolazione è un’attività strategica per la gestione documentale e per la corretta archiviazione dei documenti all’interno del sistema di gestione documentale. Essa si compone di tre azioni fondamentali:
- riunire in un’unica entità i documenti riguardanti uno stesso procedimento amministrativo, attività, persona fisica o giuridica: per fascicolazione, quindi, si intende l’inserimento del documento in un apposito fascicolo;
- completare le operazioni di registrazione e classificazione dei documenti;
- organizzare la documentazione prodotta e ricevuta dall’Azienda.
La creazione di un fascicolo avviene solamente nel momento in cui si dispone del primo documento che ne diventerà parte.
Tale procedimento è strettamente legato allo svolgimento quotidiano dell’attività amministrativa: ciò significa che i fascicoli devono essere collegati ai Procedimenti, agli Affari e alle Attività svolti dai diversi uffici produttori.
I vantaggi della soluzione
Organizzazione delle informazioni
Per ogni dipendente viene costituito il corrispondente fascicolo, strutturato in sotto-fascicoli tematici, nel rispetto della prassi archivistica.
Automatizzazione e risparmio di tempo
In fase di migrazione degli archivi in uso, la creazione del fascicolo può essere totalmente automatizzata, agganciando la sua creazione all’atto di assunzione.
Integrazione
La soluzione si integra perfettamente con il portale in uso dall’Ente e il/la dipendente può avere accesso al proprio fascicolo in qualsiasi momento.
Modularità
Alcuni processi tipici della gestione del personale, come le assenze e le presenze o i cedolini non devono necessariamente rientrare nella gestione del Fascicolo.
Approccio globale
La soluzione organizza e conserva la documentazione prodotta secondo modalità a norma.
Le tipologie di fascicolo archivistico
